もはやオフィス運営に必須と言われるようになった”ネットワーク構築”。
確かに、機器同士を、機器とインターネットをつなげることは当たり前です。
パソコン同士、パソコンと複合機などとどこオフィスでもネットワーク構築しています。
ただ、実はほとんどのオフィスではネットワーク構築の本当の魅力に気づけていません。
ネットワーク構築のメリットを知れば、日々の業務をさらに便利なものに。
ビジネスを加速させ、事業をより発展させる手助けになってくれるはずです。
そこで、今回はつなげるだけじゃない、ネットワーク構築のメリットについてご紹介します。
▶︎目次
1．ネットワーク構築をするメリット
冒頭で紹介した通り、もはやオフィスにとってネットワーク構築は必須と言えるもの。
では、ネットワーク構築をすることで得られる5つのメリットをご紹介しましょう。
情報の共有ができる
オフィス内は様々な情報で溢れています。
社員個人で管理している顧客情報、ちょっとした打ち合わせ内容など。
最近ではパソコンやスマホ、タブレットなどをメモ帳代わりにしている社員も。
当然、ネットワークが切断されていれば、個人が管理している情報は見れません。
その点、ネットワーク構築すれば機器ごとの情報を社内サーバーに集約。
ネットワークに接続できるすべての機器で、同じ情報の共有ができます。
情報共有はビジネスの基本、業務を円滑にするということでメリットは十分です。
機器も共有できる
共有できるのは情報だけでなく、機器についても。
オフィス内には複数のパソコン、複合機やサーバーが設置されています。
スマホやタブレットも含めると、それこそ何十台という端末がある訳です。
もし、これら機器同士を共有し、デスクから自由に操作できたらどうでしょう。
例えば、パソコンから複合機、サーバーなど台数の限られている機器に対して。
ネットワーク構築によりどの端末からでも、複合機やサーバーなどにアクセスが可能に。
デスクから動くことなく、自由に複合機やサーバーなどを使用できるのはメリットです。
作業工程を分散できる
複数人でチームを組むと、必ずあるのが同じデータを触るということ。
USBなどにデータをコピーし、個々に編集した箇所を照らし合わせるのは大変です。
何回も、何十回も繰り返していると人間ですからデータが混ざってしまう可能性も。
だからと、誰かが使っていると、他の誰かが使えないというのでは困ります。
ネットワーク構築すれば情報の共有だけでなく、データを同時進行で編集することが。
同じデータをリアルタイムで操作することで作業効率は上がり、ミスは減らせてメリットです。
遠隔操作できる
上司から部下に、先輩から後輩に教える機会というのは多いもの。
ただ、教えるために、何度も移動するというのは手間がかかります。
質問があるたびに移動したのでは、自身の作業にも影響するでしょう。
であれば、デスクから動くことなく、遠隔操作で指導するという手も。
ネットワーク構築することで、パソコン同士をつなげて遠隔操作ができます。
あまり他には使い道のない機能ですが、知っていればちょっと便利でメリットです。
セキュリティ対策できる
オフィス内には”機密”とされる情報も数多くあります。
たとえ社員だからと、無制限に公開できない最重要機密も。
特定の役職、権限のある社員しか閲覧できないものです。
当然、これら機密情報は厳重に管理、セキュリティ対策されるべきもの。
ネットワーク構築すれば情報共有する内容、公開する範囲を制限できます。
経営者だけが見れる情報など、内部のセキュリティ対策ができるのはメリットでしょう。
2．まとめ
今回は、ネットワーク構築をすることで得られるメリットをまとめました。
ネットワーク構築することで得られるメリットは主に5つ。
- 情報の共有ができる
- 機器も共有できる
- 作業工程を分散できる
- 遠隔操作できる
- セキュリティ対策できる
特に、すべての端末で情報共有し、1つのデータを同時編集できるのは大きなメリット。
作業効率を大幅に上げられるだけでなく、情報を集約することでミスを減らすことができます。
ぜひ、紹介たメリットを参考に、オフィスのネットワーク構築を見直してみてください。
